PRÉAMBULE

L’Administration communale de Seneffe poursuit sa dynamique participative en proposant un nouveau moyen de s’impliquer dans la vie de la commune : le budget participatif. Cet outil se veut accessible, pour permettre à un grand nombre d’habitants de soumettre des projets innovants et utiles à tous.

 

Article 1. LES PROJETS

L’appel à projets citoyens est un dispositif, ouvert à tous, financé totalement ou partiellement par la Commune de Seneffe sur son budget de fonctionnement, dit ordinaire, et mis en œuvre par des citoyens. Il permet aux citoyens de présenter des projets innovants, permettant de répondre aux besoins sociaux nouveaux ou non rencontrés à ce jour. Il peut aussi s’agir d’événements festifs et de « bien » vivre-ensemble.

Cet appel à projets vise à encourager et soutenir les initiatives des groupes d’habitants.

 

Article 2. LE PORTEUR DE PROJET

Un projet doit être porté :

  • Soit par une personne physique unique. Celle-ci doit être âgée d’au moins 10 ans et résider à Seneffe au moment du dépôt du projet ;
  • Soit par une association active sur le territoire communal. Celle-ci doit être représentée par une personne physique ;
  • Soit par un comité de quartier constitué d’habitants, représenté par l’un de ses membres.

Ceux-ci sont appelés « porteurs de projets ». Dans le cas d’un enfant mineur de 10 ans et plus, il doit être parrainé par un adulte, et c’est l’enfant qui sera désigné « porteur de projet ».

Ne peuvent être porteur de projet, ni parrainer :

  • Les conseillers communaux, les conseillers du CPAS, les membres du Collège, les ministres ou les parlementaires.

 

Article 3. LE TERRITOIRE

Le budget participatif porte sur l’ensemble du territoire de la Commune de Seneffe.
La concrétisation des projets proposés se situera sur ce même territoire.

 

Article 4. LE BUDGET

Le budget participatif de Seneffe dispose d’une enveloppe fixée chaque année par le Collège. Elle est fixée pour inscription au budget ordinaire de l’année suivante et calculée sur base du nombre d’habitants au 1er janvier. Ce montant total est arrêté par le Conseil communal au travers du budget communal. Cette somme est répartie sur plusieurs projets avec un maximum de 7.500€ par projet. Le cofinancement est autorisé, c'est-à-dire qu’outre le soutien financier de la Commune, le financement du projet peut également être pris en partie en charge par les demandeurs (non-obligatoire) et/ou un subside.

 

Article 5. LES CRITÈRES DE SÉLECTION DES PROJETS

Afin d’être jugés recevables, les projets doivent remplir les critères suivants :

  • Être visibles et accessibles à toutes et tous ;
  • Rencontrer l’intérêt général, être à visée collective et apporter une plus-value au territoire communal ;
  • Avoir pour objectif l’amélioration du cadre et de la qualité de vie des habitants de Seneffe ;
  • Avoir un caractère durable (durée de vie, matériaux, …) ;
  • Ne pas générer de bénéfice personnel ;
  • Ne pas comporter des éléments de nature discriminatoire ou diffamatoire ;
  • Les dépenses de fonctionnement ne doivent pas dépasser 5% du coût total du projet. Si un projet induit des coûts de fonctionnement importants, il ne sera retenu que si l’association ou le groupement porteur peut en assurer les frais ;
  • Il peut proposer une transformation de l’espace public et/ou d’un équipement de proximité, sauf si la Commune a engagé des études et prévoit déjà d’y engager des travaux ;
  • Le projet ne doit pas être redondant ou contradictoire avec un projet fait, en cours ou à venir ;
  • Il doit être réalisable en 24 mois maximum à partir de la date de validation du projet ;
  • Il doit s’inscrire dans les compétences communales ;
  • Un même porteur peut proposer deux projets au maximum par année ;
  • Le projet doit être implanté sur du foncier communal, ou faire l’objet d’un accord avec le propriétaire.

Le Comité de sélection prend, notamment, en compte pour son vote les critères suivants :

  • L’originalité du projet ;
  • La durabilité du projet ;
  • L’ancrage démocratique: le projet à été conçu démocratiquement avec une participation effective des citoyens impliqués dans le projet.

Tout critère de sélection peut être adjoint ou soustrait de cette liste sur proposition d’un membre du Comité de sélection et adopté à une majorité des deux tiers par les membres du Comité de sélection.

 

Article 6. LE COMITÉ DE SÉLECTION

Un Comité de sélection dont la composition est ratifiée par le Conseil communal est mis en place pour la durée de la mandature communale et doit être renouvelé dans les 6 mois qui suivent la mise en place d’un nouveau Conseil communal.

Il est composé des membres suivants :

  • Le ou la Bourgmestre ;
  • L’échevin ou l’échevine en charge de la participation citoyenne ;
  • Un élu ou une élue issu de chaque groupe politique représenté au Conseil communal ;
  • Un représentant du Conseil du CPAS ;
  • Un membre de la CCATM, désigné en son sein ;
  • 5 membres de la population locale - Un par village, si possible, désignés après appel à candidatures et, le cas échéant, par tirage au sort ;
  • Des membres de l’Administration désignés par le Collège, qui participent aux débats mais n’ont pas de voix délibérative.

Aux membres effectifs s’adjoignent des membres observateurs :

  • Tout membre du Conseil qui en fait la demande.

Le Comité de sélection est présidé par l’échevin(e) en charge de la participation citoyenne.
Un(e) secrétaire est désigné par les membres du Comité lors de la première réunion.

Les rôles du (ou de la) Président(e) sont d’être le modérateur (ou la modératrice) des débats et de tenir l’agenda des réunions.

Les rôles du (ou de la) Secrétaire sont l’envoi des convocations et la rédaction des procès-verbaux.

Ce Comité se réuni autant que nécessaire.

Les membres du Comité de sélection ne peuvent introduire de dossier dans le cadre desdits projets participatifs. Ils ne peuvent participer ni au débat, ni au vote dans le cas où ils sont liés à l’un des porteurs de projets : famille, cohabitant légal, etc.

La participation est bénévole.

 

Article 7. LE DÉPÔT DES PROJETS - Étape 1

Un formulaire de dépôt de projet appelé « Fiche projet » sera mis à disposition des seneffoises et seneffois. Il est disponible sur la plateforme « jeparticipe.seneffe.be », sur le site www.seneffe.be/budgetparticipatif, à l’accueil de l’Administration commune et peut être envoyé par e-mail sur simple demande au service Participation citoyenne ([email protected]).

Le dossier doit être déposé dans un délai de deux mois et demi prenant cours à partir de la date du lancement de l’appel à projets.

Le dossier déposé doit comprendre obligatoirement, sous peine d’irrecevabilité :

  • La fiche projet avec les coordonnées complètes du ou des porteurs de projets.

Les projets doivent être déposés soit :

  • Sur la plateforme Internet : « jeparticipe.seneffe.be » ;
  • À l’accueil de l’Administration communale ;
  • Par courrier adressé au service Participation citoyenne, rue Lintermans, 21 7180 Seneffe ;
  • Par courriel à l’adresse : [email protected].

 

Article 8. ÉTUDE DE FAISABILITÉ DES PROJETS DÉPOSÉS - Étape 2A

Lors de cette étape, les services communaux compétents :

  • Examinent la recevabilité des projets dans le respect des critères de recevabilité définis dans l’article 5 ;
  • Étudient la faisabilité technique et, le cas échéant, juridique des projets ;
  • Identifient les facteurs de contrainte ;
  • Calculent un budget estimatif pour chaque projet.

Les propositions proches pourront être fusionnées. Les porteurs de projets sont invités, le cas échéant, à se rencontrer pour remettre un projet commun.

Si un projet s’avère irréalisable, inapproprié ou ne respectant pas les critères énoncés dans l’article 5, il sera refusé et ne sera pas présélectionné.

Quelle que soit l’issue de l’analyse, le porteur de projet est informé de la recevabilité ou non de son projet. Les raisons d’un éventuel refus seront, obligatoirement, communiquées au porteur de projet.

Un projet non retenu peut être représenté lors d’une session ultérieure à condition d’être corrigé pour tenir compte des critères de recevabilité définis dans l’article 5.

 

Article 9. LA VALIDATION DES PROJETS ÉLIGIBLES PAR LE COMITÉ DE SÉLECTION - Étape 2B

Durant cette période, le Comité de sélection se réunit pour analyser les dossiers. Il choisit les projets soumis au vote des citoyens. Le Comité de sélection peut être amené à demander des informations complémentaires aux porteurs de projets avant de fixer son choix.

Les projets retenus par le Comité de sélection obtiennent le statut de projets participatifs.

Le service Participation citoyenne attribue de manière aléatoire un numéro à chaque projet.

 

Article 10. LE VOTE - Étape 3

Les opérations de vote ont lieu pendant 1 ou 2 mois et se clôturent le dernier jour de cette période à minuit. Le vote est accessible aux personnes âgées d’au moins 10 ans résidant à Seneffe au moment du début des opérations de vote.

Différentes modalités de vote sont organisées :

  • En ligne sur la plateforme « jeparticipe.seneffe.be » ;
  • Par courrier au service Participation citoyenne ;
  • Dans les urnes disposées à l’accueil de l’Administration communal.

Toute personne ne peut voter qu’une seule fois. Un contrôle des listes de votes est effectué par le service Participation citoyenne pour détecter les doubles votes. Dans l’éventualité où un doublon est constaté, le vote est annulé.

Tout participant autorise l'Administration à vérifier ses données dans le registre national.

Le dépouillement est effectué par le service Participation citoyenne.

 

Article 11. CHOIX DES PROJETS ET PROCLAMATION DES RÉSULTATS - Étape 4

Sur proposition argumentée du Comité de sélection, et dans le respect des limites budgétaires prévues dans l’article 4, le Collège communal ratifie la liste définitive des projets mis en œuvre. La décision du Collège est officiellement transmise aux membres du Conseil communal et du Conseil du CPAS.

Les habitants de la Commune sont informés par le biais du site internet et des réseaux sociaux de la Commune de la liste des projets retenus et des moyens qui leurs sont affectés.

 

Article 12. RÉALISATION DES PROJETS - Étape 5

Chaque projet est unique et nécessite des modalités et délais de mise en œuvre spécifiques.

Les projets lauréats font l’objet, si nécessaire, d’études approfondies et de procédures administratives.

La prise en charge de la gestion et de l’exécution du projet (appel(s) d’offre, bons de commande, réalisation des travaux, …) se fait, prioritairement, par le porteur de projet, avec le concours de l’Administration communale. Le porteur de projet est responsable de la concrétisation du projet.

 

Article 13. CALENDRIER

Le calendrier est fixé par le Collège. Chaque année, il sera transmis aux participants sur base des étapes ci-dessous :

  • Dépôt des projets (étape 1) ;
  • Etude de recevabilité des projets (étape 2) ;
  • Vote des projets (étape 3) ;
  • Proclamation des résultats (étape 4) ;
  • Réalisation des projets (étape 5).

 

Article 14. INTÉGRATION DES PROJETS LAURÉATS DANS LE BUDGET

Les projets lauréats sont intégrés dans le projet de budget présenté au vote du Conseil communal.

 

Article 15. EVALUATION DU PROCESSUS

Dans un souci d’amélioration du présent appel à projet, le règlement de ce dernier peut être revu annuellement avant le lancement officiel d’une nouvelle phase.

Pour ce faire, le processus de budget participatif est évalué annuellement par l’ensemble des membres du Comité de sélection qui peuvent proposer des pistes d’amélioration. Le cas échéant, elles seront annexées au présent règlement.

 

Article 16. LA GESTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Les données recueillies sont utilisées dans le but de faire le suivi des projets envoyés dans le cadre du budget participatif de la Commune de Seneffe. Les données traitées sont conservées le temps du suivi du projet. Pour toute question ou plainte relative au traitement de ses données personnelles, le participant peut s'adresser au délégué communal à la protection des données.

 

Article 17. CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES

La Commune de Seneffe se réserve le droit d’interrompre, de modifier ou d’annuler cette démarche de budget participatif en cas de force majeure ou de circonstances exceptionnelles indépendantes de sa volonté. Sa responsabilité ne pourra être engagée de ce fait.

 

Article 18. LIQUIDATION DU BUDGET PARTAGÉ

Le budget accordé est liquidé par virement bancaire au porteur de projet. Les factures doivent être présentées par le porteur de projet au Collège communal pour être approuvées. Si le montant du projet est inférieur au budget prévu, le porteur de projet devra rendre la différence à la Commune.

 

Article 19. ENGAGEMENT

La participation à l’appel à projets par l’envoi du formulaire de réponse mis à disposition électroniquement ou au format papier par la Commune de Seneffe implique de manière inconditionnelle l’acceptation du présent règlement.

Par ailleurs, le porteur de projet s’engage à :

  • Remettre au Comité de sélection une évaluation du projet à l’issue de sa réalisation (dans les six mois). L’évaluation s’effectuera au travers d'un fichier qui leur sera envoyé par le service Participation citoyenne ;
  • Assurer le suivi et la gestion de son projet ;
  • Réaliser des évaluations intermédiaires à la demande des autorités  communales.

En cas de non-respect du règlement, le Comité de sélection se réserve le droit de suspendre le projet, et le cas échéant, de réclamer les montants liquidés.

 

Article 20. PUBLICITÉ ET PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

En participant à l’appel à projets, le porteur de projet accepte que la Commune puisse transmettre, diffuser, exposer et/ou réutiliser les informations et les photos liées au projet, sur tout support et sans appel et ce, sans dédommagement.

Le porteur de projet veillera à mettre en évidence le soutien communal au travers de l’ensemble des actions et supports promotionnels liés au projet mis en œuvre. Il veillera à insérer le logo de la Commune de Seneffe précédé de la mention « avec le soutien de ». A cet effet, le responsable du projet prendra contact avec le service communication ([email protected]).